Organizar los pedidos de tu farmacia no es solo cuestión de tener más o menos disciplina: hay un patrón que se repite en casi cualquier farmacia. Los días tranquilos —pocos—, el pedido se revisa con calma. Los días de mucho movimiento —a media mañana, cola en el mostrador, una incidencia con el proveedor, alguien de baja en el equipo— el pedido se hace deprisa, como buenamente se puede, y sin revisar bien el stock de seguridad.
No es un problema de falta de criterio. Es que revisar el stock mínimo de cada referencia mientras hay gente esperando, mientras se piensa en lo que queda pendiente antes de cerrar, en si da tiempo a recoger a los niños o a llegar a una cita médica, no es el mejor entorno para un trabajo mecánico y minucioso que además necesita transmitirse a una hora concreta si se quiere que el pedido llegue cuando toca.
En este artículo:
- La idea: adelantar lo que con alta probabilidad sabemos que se va a vender
- Lo que queda para el día a día: la incertidumbre
- Qué se gana agrupando el pedido
- Qué hace falta para organizar los pedidos de tu farmacia
- Qué cambia en el día a día de la farmacia
- El límite de calcularlo a mano
- Preguntas frecuentes
La idea: adelantar lo que con alta probabilidad sabemos que se va a vender
En la mayoría de farmacias, gran parte de las referencias —entre el 80% y el 90%, según lo que hemos visto trabajando con varias— se venden solo de 1 a 5 unidades al mes. Son productos de rotación baja, pero eso no significa que sean impredecibles: de muchos de ellos se puede saber con bastante fiabilidad que en el próximo periodo probablemente van a hacer falta de nuevo.
Si sabemos con alta seguridad que una referencia se va a vender en los próximos días, ¿hace falta esperar a que se agote para reponerla al día siguiente? Y si además no se paga hasta la fecha de facturación habitual, tenerla ya colocada de antemano solo tiene ventajas: se evitan faltas.
El margen de error es pequeño, pero siempre aparece — puede pasar perfectamente que una referencia no se venda en todo un mes y de repente la pidan dos veces el mismo día.
Esto no es un concepto nuevo: es la misma lógica que ya se aplica al agrupar pedidos de genéricos o de parafarmacia. Lo que cambia es extender ese mismo principio a especialidad, donde hasta ahora se ha gestionado más bien línea a línea, día a día. Es, en el fondo, otra forma de organizar los pedidos de tu farmacia sin añadir trabajo de más.
Lo que queda para el día a día no es una categoría de productos, es la incertidumbre
Aquí está el matiz importante: lo que sobra para el pedido diario no es “lo que rota poco” — es lo que ninguna predicción puede anticipar, le pase a la referencia que le pase. Un mismo producto puede tener una demanda muy estable casi todo el año, y aun así generar una sorpresa puntual: ese mes sin ventas que de repente pide dos unidades el mismo día, una consulta que deriva en tratamiento, un cambio en el criterio de un prescriptor habitual.
Esa variabilidad siempre va a existir, y ahí es donde la distribución diaria hace su trabajo: es el colchón que permite a la farmacia seguir dando un servicio de lujo al ciudadano, sea cual sea la sorpresa del día. Lo que cambia con un pedido que cubra varios días bien calculado no es si hace falta reparto diario —siempre va a hacer falta—, sino cuánto tiene que absorber ese colchón: mucho menos, si todo lo predecible ya está adelantado.
Qué se gana agrupando el pedido
Esto es lo que se gana al organizar los pedidos de tu farmacia de esta manera:
- No afecta a la tesorería.