Cómo calcular el stock mínimo de tu farmacia

Es la pregunta que casi todo farmacéutico se hace en algún momento, normalmente después de una falta o de un pedido que se le fue de las manos: ¿Cuánto stock mínimo debería mantener de cada producto? Hay una fórmula clásica que responde a esto — y hay un motivo por el que, aplicándola bien, muchas farmacias siguen teniendo el mismo problema.

La fórmula manual: días de entrega + clasificación por rotación

El método tradicional para calcular el stock mínimo parte de una idea sencilla: mantener suficiente producto para cubrir el tiempo que tarda en llegar el siguiente pedido, más un margen de seguridad.

• Stock mínimo = (días que tarda el proveedor en entregar) + 1 unidad de margen, ajustado según la rotación de cada referencia.
• Para aplicarlo de forma más precisa, se clasifican los productos por rotación — el conocido método ABC(D), basado en el principio de Pareto: los artículos A son los de mayor venta y se miden a diario, los B con periodicidad intermedia, los C con revisión mensual, y los D (los que apenas se venden, menos de una unidad al año) casi no requieren seguimiento activo.

Es un método razonable, y funciona mejor que no tener ningún criterio. Pero tiene un límite estructural que conviene entender antes de confiar en él del todo.

Por qué la fórmula manual se queda corta

El problema no es la fórmula en sí — es que asume que la demanda de cada producto es estable y predecible con una media fija. En la práctica, la mayoría de referencias de una farmacia se venden entre 1 y 5 unidades al mes, con variaciones de un mes a otro que una media simple no capta. Aplicar la misma fórmula a 6.000-10.000 referencias, referencia por referencia, además de laborioso, sigue dejando huecos: productos que de repente rotan más y generan falta, o productos que dejan de venderse y se quedan acumulados como stock muerto sin que nadie lo note a tiempo.

Cómo lo resuelve la automatización

En vez de aplicar una fórmula fija a todo el catálogo, un sistema automatizado evalúa el comportamiento real de venta de cada referencia por separado. La diferencia está en qué hace cuando no está seguro: TecA+ separa el catálogo entre las referencias donde la predicción es fiable —el 90%, que se automatiza por completo— y el 10% restante, donde la variabilidad es mayor, que se extrae para que lo revise el farmacéutico con criterio humano.

Un matiz importante que la fórmula manual no contempla: stock mínimo 0 no es un error. Es una decisión estratégica — significa que ese producto no se repone automáticamente por el distribuidor, normalmente porque se gestiona por otra vía (pedido directo a laboratorio, por ejemplo).

El algoritmo detrás de este cálculo se ha desarrollado junto al ICMAT-CSIC, bajo modelos de decisión bayesianos que sí incorporan la incertidumbre real de cada producto, en vez de tratar todo el catálogo con la misma media.

Quién debería revisar el stock mínimo

Un detalle práctico que rara vez se menciona: la revisión del stock mínimo no tiene por qué recaer solo en el titular. Es una tarea que se puede delegar perfectamente en el equipo de mostrador — son quienes mejor conocen los casos concretos de cada cliente, y su criterio en esas referencias vale más que centralizarlo todo arriba.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que recalcular el stock mínimo? Como la mayoría de referencias se venden entre 1 y 5 veces al mes, revisarlo una vez al mes es suficiente — revisar con más frecuencia no aporta más fiabilidad, y menos de una vez al mes sí aumenta el riesgo de un ajuste desactualizado.

¿Es lo mismo el stock mínimo que el pedido? No. El stock mínimo es el nivel que activa la necesidad de reponer; el pedido es la cantidad concreta que se envía al distribuidor una vez alcanzado ese nivel. Son dos decisiones distintas, aunque estén relacionadas.

¿La clasificación ABC sigue siendo útil si automatizo el cálculo? Como concepto para entender tu catálogo, sí — pero no hace falta aplicarla a mano referencia por referencia si el sistema ya evalúa el comportamiento real de cada una automáticamente.

¿Qué pasa con los productos de rotación muy baja (grupo D)? Son precisamente los que más se benefician de la automatización: al no aparecer en el pedido diario, son los que más fácil se quedan sin revisar en un sistema manual — y sin embargo, en conjunto, pesan más de lo que parece en el valor total del stock.

Si quieres ver el stock mínimo real de tu farmacia calculado automáticamente, puedes solicitar una demo explicada sin compromiso.

TecA+ es una herramienta de gestión y ejecución automatizada de stock para farmacias, desarrollada por farmacéuticos titulares, con integración nativa en Nixfarma y Farmatic.